Die Umbesetzung eines Arbeitsplatzes im Betrieb oder einer Funktion innerhalb des Betriebs bedarf keines Eingriffes in das System durch uns. Jeder Betrieb kann selbst seine Lizenzen der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® an die Mitarbeiter vergeben, verändern, Berechtigungen bestimmen, Lizenzen einem Mitarbeiter entziehen und einem anderen neu ausgeben. Ab Wirksamkeit der Veränderung erhält dann nur noch der jeweils Berechtigte seine Informationen. Alle alten Informationen des bisher berechtigten bleiben für den Betrieb sichtbar erhalten. Neue Informationen für den ausgeschiedenen / abgemeldeten Kollegen können nicht mehr über das System versendet werden.

Da Aufträge in der Umgebung des Betriebes (bei ähnlichem Preisniveau) oftmals attraktiver sind als andere mit weiten Wegen und man als Betrieb wesentlich einfacher und flexibler reagieren kann, zeigt die Umgebungskarte im Dialogfenster „Auftragsannahme“ der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp®  immer die Karte mit dem Einsatzort des Kunden an. Wenn gewünscht kann auch die Route vom Betrieb zum Einsatzort angezeigt werden, um bei der Disposition des Termins (oder der Termine) die Anfahrt entsprechend einplanen und angemessene Anfahrtskosten oder eine auskömmliche Anfahrtspauschale kalkulieren zu können.

Muss ein Auftrag aus irgendwelchen Gründen einmal umgeplant werden, z. B. weil ein vorausgehendes Gewerk nicht rechtzeitig fertig wird, kann der jeweilige Termin im Terminkalender  in der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® angeklickt werden, dann wird ein neuer Termin eingegeben und gespeichert, fertig. Der Disponent überprüft dann noch den neuen Termin auf etwaige Überschneidungen und schließt den Vorgang ab. Müssen mehrere Termine umgeplant werden, so wiederholt sich dieser Vorgang, was deshalb wichtig ist, da zu jedem neuen Termin geprüft werden muss, ob es Kollisionen gibt und wenn ja, welche Termine Priorität erhalten und welche sich ggf. problemlos schieben lassen. Eine Funktion mit der alle Termine eines Auftrages auf einmal verschoben werden können wäre zwar möglich und auch nicht grundsätzlich falsch, jedoch müsste dann sichergestellt werden, dass jeder so verschobene Termin noch einmal einzeln nachgeprüft wird.

Wenn wir bei Handwerk und Dienstleistung von Umsätzen sprechen, so ist darunter die abrechnungsfähige Erbringung einer handwerklichen oder anderen Dienstleistung zu verstehen, in den meisten Fällen auch verbunden mit einem Materialeinsatz oder sonstigen Abrechnungsposten (z. B. Anfahrtspauschale, Kleinteile, Schmiermittel etc.). Alle derartigen Umsätze bzw. Leistungen können mit unserer Handwerker-Software WorkinApp® erfasst und abgerechnet werden. Zudem bietet Ihnen das Statistikmodul zahlreiche Auswertungen zu Ihren Umsätzen über verschiedene wählbare Zeiträume. So haben Sie immer den Überblick über einzelne Umsätze und die betriebliche Gesamtleistung.

Bei der Erstellung der Rechnungen in der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® wird die gesetzliche MWSt. in Höhe von derzeit 19 % angewendet. Für bestimmte Ausnahmefälle, in denen auch andere Umsatzsteuersätze zur Anwendung kommen könnten, lässt sich der Steuersatz vorbestimmen. In der Regel wird jedoch der Satz von 19 % verwendet und in der Rechnung ausgewiesen

Die Umsetzung der betrieblichen Einführung unserer Handwerker-Software WorkinApp® ist denkbar einfach und unkompliziert. Ab der Übergabe des Systems an den Kunden empfehlen wir eine einwöchige Vorbereitungsphase zur Pflege erster Kundendaten und  dem Anlegen erster (Neu-)Aufträge. Sobald sich die Kollegen im Büro mit den wichtigsten Basisfunktionen vertraut gemacht haben, können die Termine für die Kollegen im Einsatz über das System geplant und ab einem vom Betrieb bestimmten Datum an die Kollegen via Smartphone übermittelt werden. Sobald die ersten Termine übertragen sind, kann der jeweilige Mitarbeiter mit der Zeit- und Materialerfassung beginnen und seine Aufträge dokumentieren. Eine weitergehende Schulung oder Einführung ist i.d.R. nicht erforderlich, da die Symbolik und die Eingaben selbsterklärend entwickelt wurden. Wir gehen von maximal zwei Wochen zwischen Systemauslieferung und Volleinsatz im Betrieb aus, nach ca. 4 Wochen sollten alle Kollegen mit dem System so gut vertraut sein, dass es dann weder zu Fehleingaben, Rückfragen, noch zu Verständnisproblemen kommen sollte. In einer Vielzahl der Fälle wurde bereits nach einer Woche der Vollbetrieb aufgenommen und lief fehlerfrei an.

Wie bei jedem System das von Menschenhand bedient wird, kann es auch bei der Anwendung unserer Handwerker-Software WorkinApp® zu Unklarheiten kommen, z. B. weil Informationen eines Kunden bei dessen Anfrage oder Auftragserteilung nur teilweise erfragt oder aufgenommen wurden. Wenn ein Disponent (Einsatzplaner) bei der Planung und Kalkulation eines Auftrages Informationslücken feststellt, so muss er diese in der Regel – wie im klassischen Betriebsablauf mit Zettelwirtschaft auch – durch Nachfragen beim Kunden schließen und die Auftragsinformationen ggf. ergänzen. So werden Unklarheiten bei der weiteren Bearbeitung und im Einsatz soweit möglich vermieden. Oft lasen sich Probleme aber nicht so einfach von Laien (Kunden) beschreiben, weshalb dann die Bildanforderung ein besonders hilfreiches Instrument sein kann, um Unklarheiten zu beseitigen. Mit der Bildanforderung erhält der Kunde eine auftragsbezogene Mail, der er nur noch Bilder als Anlage beifügen muss und absendet, wodurch diese dann automatisch als Bild der Rubrik „vorher“ im Auftrag hinterlegt wird. So sieht der Disponent im Bild, was der Kunde nicht in gleicher Weise am Telefon beschreiben konnte. Einfacher geht es nicht.

Davon ausgehend dass die Mitarbeiter eines Betriebes in der Regel über Smartphones verfügen und diese mitführen, und der Betrieb über PCs verfügt (egal welche Bauart), und eine Internetverbindung bereits besteht, entstehen als Kosten für die Unterhaltung für die Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® lediglich die monatlichen Nutzungsentgelte als eine Art Unkostenbeitrag, in denen bereits die Kosten für die Nutzung des kundeneigenen Bereich des Rechenzentrums enthalten sind (ausgenommen große Datenmengen wegen Bildern in Fotodokumentation). Die Unterhaltskosten sind als relativ gering, es wurde darauf geachtet dass sämtliche vorhandene Ressourcen weiterverwendet werden können.

Bei einer deutlichen Überschreitung der zur Verfügung gestellten Speicherkapazität im kundeneigenen Bereich des Rechenzentrum der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® , wird dem Kunden entweder angeboten, mehr Speicherplatz für seine Fotodokumentationen zu buchen, oder empfohlen, durch Auslagerung und Löschen nicht mehr benötigter Dokumente Speicherplatz freizugeben. Alle nicht mehr aktuell benötigten Fotodokumentationen können über eine einfache Funktion auf eigene Datenträger ausgelagert werden und machen dadurch wieder mehr Speichervolumen frei. Wer jedoch ganz sicher gehen und die Dokumentationen mit jederzeitiger Verfügbarkeit und automatischer Datensicherung im technisch geschützten Rechenzentrum belassen will, kann preiswert zusätzliche Volumen nachbuchen. Bei einer Unterschreitung des nutzbaren Speichervolumen findet keine Rückvergütung oder Erstattung statt.

Jeder Kunde wird bei der Übergabe und Einführung unserer Handwerker-Software WorkinApp® unterstützt und begleitet. Wir nehmen uns entsprechend Zeit und übergeben jedes System einzeln in einer zeitlich ausreichend bemessenen telefonischen Konferenz. Während dieser legen wir mit Ihnen zusammen erste Aufträge an und führen Sie in die wichtigsten Funktionen ein. Nach wenigen Tagen – den Zeitpunkt legen wir gemeinsam fest – gehen wir in einem zweiten Termin die Handhabung mit Ihnen ein weiteres mal durch um sicherzugehen, dass Sie ohne Probleme mit dem System arbeiten und in den Vollbetrieb übergehen können. Kein System kann immer und von Beginn an eine fehlerfreie Verwendung durch alle Anwender von vorneherein garantieren, aber durch die ersten Erfahrungen vor der vollständigen betrieblichen Einführung lässt sich der größte Teil möglicher Bedienungsprobleme oder Fehler weitestgehend ausschließen.