Vor und/oder während einem Einsatz müssen die erforderlichen Materialen erfasst und für die Abrechnung aufgelistet werden. Dies ist mit der Handwerker-Software WorkinApp® sehr einfach, denn beim Erstellen oder Disponieren eines Auftrages kann aus einer Liste per Klick das erforderliche Material ausgewählt werden. Jede einmal angelegte Materialposition lässt sich per Klick abrufen und mit einer Menge einplanen. Ebenso kann der Kollege im Einsatz das Material während dem Termin beim Kunden per Klick erfassen oder vorgegebene Materialmengen korrigieren und neues Material hinzubuchen. Ist der Auftrag erledigt, erscheinen die erbrachten Leistungen inklusive aller erfassten Materialein auf dem Rechnungsentwurf. So einfach wird alles abgerechnet, nichts geht mehr verloren.

 

Die Kosten der Materialien werden entweder einmal beim Anlegen eines Materialposten bestimmt, oder können in jedem Auftrag individuell angepasst werden, z. B. wenn mit einem Kunden festgelegte Sonderkonditionen vereinbart wurden. Um die Bestimmung von Preisen bei vereinbarten Sonderkonditionen zu erleichtern, können einem Kunden bestimmte Preise zugeordnet werden, die dann immer gelten, wenn zuvor definierte Leistungen bei diesem Kunden abgerechnet werden (Kundenpreisgruppe).

Materialien können bei der Kalkulation eines Auftrages beliebig eingegeben werden (Posten hinzufügen), wodurch diese zum Bestandteil der Materialpostenliste (Postenliste) werden.
Aus der Gesamtliste kann eine Art „Favoritenliste“ erstellt werden, um besonders häufig benötigte Posten noch schneller zu finden.

Mit der Handwerker-Software WorkinApp® können Materialverbräuche zu jedem Auftrag eingeplant, modifiziert, vor Ort während dem Einsatz erfasst und im Handumdrehen abgerechnet werden. Sind z. B. bei einem Auftrag keine Materialien vorgesehen (z. B. weil unsicher war was gebraucht wird), kann der Kollege im Einsatz mit der Postenliste auf sehr einfache Weise durch ein paar Klicks alles erfassen, was er an Material verbraucht. Wurde etwas vergessen, was mit zunehmender Routine erfahrungsgemäß nicht mehr passiert, kann es durch den Disponent oder Chef nachgetragen und dann mit abgerechnet werden.

Wenn etwaige Mehrkosten (gegenüber Angebot, Planung, Schätzung, KVA etc.) entstehen wollen Kunden meist sehr genau wissen, was die Gründe sind. Wird ein etwaiger Mehraufwand sorgfältig dokumentiert und dem Kunden verständlich belegt, entstehen in der Regel auch keine Probleme bei der späteren Abrechnung. Mit der Handwerker-Software WorkinApp® ist es sehr einfach alle etwaigen Mehrleistungen zu dokumentieren, die beim Kunden aufgewendeten Zeiten nachzuweisen und jedes Stück des verbrauchten Material zu belegen. So werden (berechtigte) Mehrkosten nicht zum Problem.

Werden mehr Leistungen vom Kunden gewünscht oder im Einsatz erforderlich als ursprünglich eingeplant, so kann jederzeit eine Auftragserweiterung eingegeben oder die Mehrleistungen einfach im Einsatz erfasst werden. Auch spontan anfallende Mehrleistungen werden z. B. durch die Schnellzeitnahme sicher erfasst und dadurch abrechnungsfähig gemacht. Ein übersichtlicher Vergleich von Soll und Ist ermöglicht auch Abweichungen sehr einfach zu identifizieren. Zusammen mit der Dokumentation des Auftrags erhalten Sie ohne zeitaufwändiges Schreiben mit ein paar Klicks einen lückenlosen und dauerhaft verfügbaren Regienachweis ggf. mit Fotodokumentation.

Werden Mengen bei Materialien geschätzt oder nicht ausreichend bestimmt, so kann die tatsächliche Verbrauchsmenge im Einsatz angegeben werden, wodurch eine korrekte Abrechnung sichergestellt wird. Bei korrekter Anwendung geht nichts verloren.

 

Einige Möglichkeiten von Eingaben und Ergänzungen, Terminierung, Überarbeitung und Materialbestimmungen werden an verschiedenen Stellen der Menüauswahl angeboten.
Dies soll jedoch nicht zu Verwirrungen führen. In der Anwendungsroutine wird sich ein vorgesehener Weg der Eingabereihenfolge als zweckmäßig und sinnvoll erweisen, jedoch soll es an verschiedenen Stellen des Programms und der Auftragsabwicklung möglich sein, Material zu ergänzen, einen Termin zu verlegen, einen ausgefallenen Mitarbeiter durch einen anwesenden zu ersetzen etc. ohne dafür die gesamte Navigation zu durchlaufen. Dadurch werden an manchen Stellen viele Handlungsoptionen angeboten die nicht zwingend gebracht werden, es dem erfahrenen Nutzer aber stark vereinfachen an jeder geeigneten Stelle in der Auftragsabwicklung Eingriffe vorzunehmen.
Es wird empfohlen, zu Beginn der Nutzung vorwiegend die Hauptfunktionen (überwiegend links im Bearbeitungsfenster angeordnet) zu nutzen, die Nebenfunktionen eher im Ausnahmefall.

Jeder Mitarbeiter der Termine ausführt, im Betrieb eine organisatorische Funktion hat oder mit Abrechnung und Entscheidungen betraut ist, benötigt ein eigenes Login (Lizenz) und einen Mitarbeiternamen. Die Mitarbeiter werden einmalig mit wenigen Grunddaten angelegt, mit Farben für den Terminkalender versehen und erhalten als Basisangabe einen – sofern im Einzelfall nichts anderes vereinbart ist – üblichen Stundensatz (Listenpreis pro Stunde im Kundeneinsatz) zugeordnet. Damit sind diese einfach und schnell angelegt.