Für Arbeiten an einem Samstag oder auch an anderen speziellen Tagen, oder Feiertagen, kann ein gesonderter Kostensatz vorgegeben werden, durch den automatisch höhere Stundensätze zur Anwendung kommen. Diese müssen am Ende nicht verrechnet werden, aber es besteht die Möglichkeit dazu.

Wenn überraschend (oder ohne dass ein Auftrag angelegt wurde) die Zeit erfasst werden soll, kann diese über die Funktion Schnellzeitnahme erfolgen. Hier wird durch einfaches Klicken des Uhren-Symbol in der Kopfleiste ein neues Fenster geöffnet und die Zeitnahme automatisch gestartet. Durch das Öffnen des neuen Fensters bleiben alle Eingaben einer gerade ausgeführten Aufgabe erhalten. Parallel kann dann im neuen Fenster eine Notiz zu Kunde und Aufgabe/Grund der Zeitnahme (etc.) hinterlegt werden. Wenn es sich um einen bereits bestehenden Kunden und/oder Auftrag handelt, für den die Zeit erfasst werden soll, erlaubt die Funktion Schnellzeitnahme die Auswahl des Kunden aus einer Liste, ebenso wie die Auswahl des zu diesem Kunden zughörigen Auftrages. Alle Schnellzeitnahmen werden später gelistet und sind dann mit Angaben zu ergänzen. Anschließend werden diese dem jeweiligen Auftrag (oder Kunden) zugeordnet und in der Abrechnung – wenn gewünscht – ebenso berücksichtigt, wie alle regulär erfassten Arbeitszeiten und Leistungen.
So geht keine Inanspruchnahme und keine aufgewendete Zeit mehr verloren.

Das System unserer Handwerker-Software WorkinApp® bietet die Möglichkeit über moderne Schnittstellentechnologie bisherige Daten aus anderen System zu übernehmen. Dies kann z. B. hilfreich sein, wenn Sie eine Kundenverwaltung haben und diese in unser System mit aufnehmen wollen, um Ihre Kunden nicht erst eingeben zu müssen.
Liefern Sie uns Ihr Daten im Format CVS oder Excel, so können wir diese in der Regel beim Aufsetzen Ihres Systems einarbeiten. Auch andere Schnittstellen und Anbindungen an andere Programme sind möglich, sofern die Hersteller der jeweils anderen Software die Schnittstellenzugänge ermöglichen.

Während der Verwendung unseres Systems WorkinApp® zur Auftrags- und Einsatzplanung, Material- und Zeiterfassung und anderen organisatorischen Aufgaben können an Desktop- und Laptop-Arbeitsplätzen mehrere Seiten parallel verwendet werden. Der Parallelbetrieb erlaubt das Wechseln zwischen Aufgaben ohne dass man eine gerade aktiv genutzte Seite schließen oder verlassen muss. Mehrere Seitenaufrufe sind nebeneinander möglich.

Fast alle Einträge in unserem System wie Kunde, Auftragsbeschreibung, Datum, Zeitraum, Art der Aufgabe, Auftragsvolumen, Ort, Region, Postleitzahl etc. lassen sich nahezu beliebig selektieren um Einträge gezielt zu finden. Die automatische Ergänzungsfunktion hilft Ihnen sehr schnell den Suchbegriff zu ergänzen. Bei der Auswertung von Ergebnissen kann ebenfalls unterschiedlich selektiert werden, sodass sich verschiedenste Kriterien auswerten lassen.

Um eine möglichst umfassende Sicherheit für Ihre erfassten Daten zu gewährleisten, findet jede Datenübertragung grundsätzlich verschlüsselt statt (gem. Datennorm … ???) um auch hohe Ansprüche zu erfüllen. Darüber hinaus haben wir uns – trotzdem uns dadurch zusätzliche Kosten entstehen – entschieden, alle Kundendatenbanken bis auf Weiteres auf unsere Kosten in ein hochverfügbares Rechenzentrum zu verlagern, da nur in solchen Zentren eine extrem hohe Datenverlustsicherheit und Undurchlässigkeit gegen Cyberangriffe sichergestellt werden kann, wie sie ein Handwerksbetrieb oder Dienstleister in der Regel nicht selbst leisten könnte. Somit haben wir durch die Auslegung des Systems für technisch möglichst hohe Sicherheit gesorgt. Was über diese hohen Sicherheitsstandards hinausgeht, z. B. der sichere Umgang und die vertrauliche Verwahrung von Zugangsdaten (Login) und der entsprechend vertrauliche Umgang mit erfassten Daten innerhalb des Betriebes, muss auf betrieblicher Ebene geregelt werden.

Die Grundausrichtung unseres System WorkinApp® ist so gewählt worden, dass alle für die Zeit- und Materialerfassung beim Kunden in Betracht kommenden Anwender, aber auch Chef und Disponenten, für die Leistungserfassung und Terminübersicht einfach ihr bisheriges Smartphone verwenden können, ohne dass neue Geräte angeschafft werden müssen und ohne dass es die Datenübertragung maßgeblich in Anspruch nimmt (auegenommen große Volumina Fotodokumentation). So entfallen i. d. R. auch bezüglich der Hardware etwaige Investitionskosten. Dasselbe gilt für Desktop-PC und Laptops bei der Anwendung im Büro, für Tabelts etc.

Die Zeiterfassung im Einsatz beim Kunden kann mit unseren System einfach und unkompliziert via Smartphone erfolgen, was die Mitarbeiter im Einsatz standortunabhängig und ebenso unabhängig von der Neuanschaffung weiterer Geräte macht.
Die dezentrale Material- und Zeiterfassung dürfte in wenigen Jahren absoluter Standard in Handwerk und Dienstleistung sein.

Eine funktionelle Software sollte Prozesse erleichtern, den Arbeitsaufwand deutlich reduzieren und einen erheblichen Mehrwert erzeugen. Je günstiger ein Produkt angeschafft werden kann, umso schneller amortisiert es sich und um so vergleichsweise größer sind die erzielbaren Mehrwerte. Unsere Handwerker-Software WorkinApp® kann den gesamten organisatorischen Ablauf eines Auftrags inkl. der Leistungs- und Arbeitszeiterfassung abbilden und erheblich erleichtern. Dafür werden aber (i.d.R.) keine Investitionen erforderlich, sondern lediglich ein sehr geringes Nutzungsentgelt in einer Art Unkostenbeitrag von ab monatl. 36,- € (je nach Leistungspaket)

Das System WorkinApp® verfügt über zahlreiche Sonderfunktionen wie die Schnellzeitnahme, die gesonderte betriebswirtschaftliche Auswertung, die Kunden und Terminverwaltung, die Abrechnungsfunktion und automatische Rechnungsstellung etc.
Die wichtigsten Funktionen finden Sie auch unter www.workinapp.de