Nach Abschluss einer Aufgabe bzw. eines Termins wird der Terminbericht in der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® erstellt, im einfachsten Fall durch Klicken des Symbol „Erledigt“. Dadurch wird mit einem Klick an das System übermittelt, dass die Aufgabe ohne Probleme erledigt werden konnte. Wenn der Mitarbeiter danach auf „Bestätigung Kunde“ klickt, erscheint ein Fenster, welches je nach Vorauswahl des Betriebes die Namen der Mitarbeiter dieses Einsatzes, die seit Fahrtbeginn zum Kunden oder seit Beginn des Einsatzes erfasste Arbeitszeit, die bei diesem Kunden verbrauchten Materialien und ggf. die Anfahrtspauschale auflistet. Darunter erscheint ein standardisierter Text für die Abnahme der erbrachten Leistung und die Bestätigung, dass diese ordnungsgemäß erbracht wurde. Hier unterschreibt der Kunde mit einem Finger auf dem Display des Smartphone und alles ist erledigt. Der ganze Vorgang dauert ein paar Sekunden und der Kollege kann zum nächsten Einsatz aufbrechen. Sofern eine Aufgabe nicht erledigt werden konnte, wird bei Terminende im Feld Bemerkungen notiert, was noch gemacht werden muss und welche Materialien dazu ggf. noch benötigt werden. Ein beendeter aber nicht mit „erledigt“ abgeschlossener Termin wird in der Disposition als zu kontrollierender Vorgang angezeigt. So kann der Disponent den nächsten Einsatz sofort vorbereiten und einplanen.

Jeder Auftrag und jede Aufgabe bzw. jeder Arbeitsschritt wird mittels einem Termin dem zuständigen Mitarbeiter in der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® zugeordnet. Eine etwaige Zuordnung ohne Termin würde wenig Sinn ergeben, denn dann weiß ja niemand, wann und in welchem Zeitrahmen etwas erledigt werden soll. Der Termineintrag im Terminkalender ist vergleichbar mit einem Paket an Informationen, welches bei Aufruf (Öffnen) alle erforderlichen Angaben zum Kunden, Einsatzort, der Aufgabe (Diagnose), den benötigten Materialien und der vorgesehenen Uhrzeit und Dauer etc. beinhaltet. Über den Termineintrag im Kalender erhalten die Mitarbeiter alle für sie wichtigen Informationen.

Der Terminkalender der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® ist ein multifunktionales Instrument mit sehr vielen Detailinformationen im Hintergrund. Es werden nicht nur Termine eingeplant und für Kunden vergeben, sondern diesen auch alle relevanten Informationen zugeordnet. Diese sind für die Mitarbeiter alle im Terminkalender abrufbar. Der Terminkalender bietet gleichzeitig eine Übersicht über die Auslastung der Kollegen und über noch mögliche Terminvergaben, sowie bereits eingeteilte Aufträge. In einer erweiterten Funktion zeigt Ihnen der Terminkalender Abwesenheiten, Urlaub, Ausfälle etc. von Mitarbeitern an, sodass bei der Terminvergabe gezielt um Abwesenheiten herum geplant werden kann.

Erteilt ein Kunde einen Auftrag und hat er Ihnen einen Wunschtermin genannt, und ggf. zwei alternative Terminmöglichkeiten in der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp®, die in der Auftragsannahme erfasst wurden, so kann der jeweilige Termin durch einfaches klicken des Wunschtermin (oder der Alternativen) in den Kalender übernommen werden. Sollte für den zuständigen Kollegen zu dieser Zeit bereits ein Termin im Kalender eingetragen sein, sodass es zu einer Terminüberschneidung kommen würde, lässt das System trotzdem den (überschneidenden) Termin zu. Der Disponent erkennt jedoch im Kalender die farbliche Überschneidung und kann dann selbst entscheiden, welchem der Termine er die Priorität einräumt. Will er keine Überschneidung zulassen, so wählt er bei der Auswahl nicht den Wunschtermin, sondern gleich eine der Alternativen, oder fragt nach anderen terminlichen Möglichkeiten. Alles ist schnell und spielend leicht erledigt, so macht Terminplanung Spaß.

Durch Auswahl des Menüpunktes „Kalender“ und den Unterpunkt „Kalender Admin“ erhalten Sie eine Übersicht über alle Termine in der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp®, die zu Aufträgen mit Kunden vereinbart worden sind.  Hier sind alle zu terminierten Aufgaben erfasst.

Auf Wunsch und wenn sich bestimmte betriebliche Anforderung nicht mit einem Demo vorführen lassen sollten, kann für einen begrenzten Zeitraum ein Testsystem der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® zur Verfügung gestellt werden, auf dem beliebige Vorgänge simuliert und getestet werden können. In einem Testsystem sind bestimmte Mitarbeiter und wiederkehrende Aufgaben vorprogrammiert abgelegt, um die Darstellungsmöglichkeiten eines ausgelasteten Betriebes zu simulieren. Unsere Regionalpartner erhalten als regionale Ansprechpartner jeweils ein eigenes, voll funktionsfähiges Testsystem auf der Grundlage des Leistungspaketes WorkinApp® 5.

Für die vereinfachte Erstellung von Rechnungen und Protokollen stehen bei der Anwendung unserer Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® verschiedene Textbausteine zur Auswahl, die jeweils individuell nach Wunsch des Betriebes angepasst werden können. So wird z. B. das Erstellen von Rechnungen zum Kinderspiel und dauert nur Sekunden.

Bei manchen Anwendungen kann es sinnvoll sein, einen Text generieren zu lassen um die Arbeit bei der Eingabe in der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® zu erleichtern. Sobald das Programm einmal genug Benutzer hat um eine große Auswahl an Texten generieren zu können ist geplant, den Anwender bei einmal im System eingegebenen Texten zu fragen, ob dieser Text als Muster in die Gesamtdatenbank aufgenommen werden darf, und wenn er dies zulässt, diesen Text der Gesamtheit der Nutzer als textvorschlag zur Verfügung zu stellen. Beispielsweise gibt jemand ein bestimmten, genau beschriebenes Produkt erstmalig ein und gibt den Text der Allgemeinheit der Anwender frei, so kann jeder andere Anwender, der dasselbe Produkt in der Postendatenbank sucht, auf diesen Text für Angebot, Ausführung, Aufgabenbeschreibung und Protokolle zurückgreifen, ohne diesen selbst in das System eingeben zu müssen. So teilen die Anwender ihre einmal gemachte Arbeit und helfen sich gegenseitig es noch einfacher werden zu lassen.

Wenn gewünscht und die Kollegen einverstanden sind, können wir über GPS-Tracking in der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® den Nachweis für den Betrieb ermöglichen, dass die Mitarbeiter zum Termin auch tatsächlich beim Kunden waren, was – wie Kunden berichten – z. B. auf Baustellen bereits manchmal angezweifelt worden ist. Mit den GPS-Daten ist der Nachweis möglich, dass die Kollegen auch tatsächlich an Ort und Stelle waren, außerdem lässt sich über diese Funktion automatisch ein Fahrtenbuch erstellen, ohne dass weitere Technik erforderlich wäre. Ob und wie diese Funktionen jedoch genutzt werden, liegt alleine am Betrieb.

Bei der Anwendung von digitalen Techniken und der  wird oft von der Transformation in digitale Zeitalter oder Industrie / Handwerk 4.0 gesprochen. Das kann alles richtig und berechtigt sein, insbesondere wenn man von der automatisierten Produktion und der Produktionsdatenübertragung spricht. Im Falle eines „normalen“ Handwerksbetriebes stehen aber ganz andere Anforderungen vom Vordergrund, denn hier kommt es zunächst einmal darauf an, alle wesentlichen Betriebsabläufe mit der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® zu vereinfachen, den lästigen Schreibaufwand zu verringern und den Kollegen mehr Freude an der Arbeit zu verschaffen. Ganz nebenbei lassen sich in den meisten Fällen Einsparungen und Effizienzsteigerungen sogar bei kleinen Betrieben in mindestens vierstelliger Höhe erzielen, monatlich ! Wie machen digitale Transformation sehr günstig, einfach, und am dem ersten Tag lohnend !