Unsere Handwerker-Software WorkinApp® ermöglicht Ihnen eine vollständige und für das Handwerk ausgelegte, leicht zu bedienende Kundenverwaltung mit ebenso vollständiger Auftragsverwaltung, in der Sie durch intelligente Suchfunktion sowohl nach Aufgaben und Daten, als auch nach etwaig im Auftrag enthaltenen Begriffen suchen können. Alles findet sich schnell und einfach mit wenigen Klicks.

Die Admin- und die Desktop-Lizenz lassen sich jederzeit auch auf Laptop oder Tablet nutzen, wenn die entsprechende Person nicht im Büro ist. Eine Einschränkung gibt es hierbei nicht. Die Smartphone-Lizenzen würden sich grundsätzlich auch am Laptop verwenden lassen, die Größe der Anzeige ist jedoch responsiv auf Smartphones ausgelegt und würde auf dem Laptop nicht entsprechend groß skaliert, was zwar keine optimierte aber eine trotzdem gut bedienbare Ansicht entstehen lässt. Für die Monteure im Außendienst war die Zeitnahme per Laptop jedoch nicht Entwicklungsziel, da diese im Handwerk üblicherweise nicht sämtlich mit Laptops ausgestattet sind, aber nahezu alle über Smartphones verfügen.
Mit einer Individualisierung kann die Ansicht jedoch sogar für Laptops angepasst werden.

Da unsere Handwerker-Software WorkinApp® zu im Vergleich sehr niedrigen monatlichen Unkostenbeiträgen erhältlich ist, versuchen wir den Aufwand für Nebenleistungen wie der Beitragsabrechnung so gering wie möglich zu halten, was sich insbesondere durch das weit verbreitete Lastschriftverfahren realisieren lässt. Deshalb kommt dieses Verfahren für die Abrechnung vorzugsweise zum Einsatz. Dabei kann auf die Buchungskontrolle insoweit verzichtet werden, dass erfolgreiche Einzüge automatisch verarbeitet werden und nur für etwaig nicht ausgeführte Buchungen eine Meldung entsteht, die dann der Bearbeitung bedarf. Alle „positiven“ Buchungen lösen keine zusätzliche Arbeit aus, was für die Kosten der Finanzverwaltung sehr vorteilhaft ist. Auf Wunsch kann in besonders begründeten, wichtigen Ausnahmefällen ein anderes Verfahren gewählt werden, oder es wird ein Verwaltungskostenzuschlag erhoben für die deutlich arbeitsintensivere, persönliche Buchungskontrolle.

Die üblichen Vertragslaufzeiten für die Nutzung unserer Handwerker-Software WorkinApp® liegen als Standard bei 1 Jahr, 2 Jahren oder 3 Jahren. Die bei der Buchung dem jeweiligen Kunden gewährten Rabatte gelten jeweils für diese erste Vertragslaufzeit, solange die dem zugrundeliegenden Rabattvoraussetzungen erfüllt sind und bleiben (das ist der Regelfall). Mit einer längeren Laufzeit kann insofern auch ein Rabatt für diese Zeit gesichert werden, was für eine längere Vertragszeit spricht. Allerdings wollen wir Kunden nicht unnötig lange binden, denn unsere Kunden sollen aufgrund deren höchster Zufriedenheit bei uns bleiben und Verträge gerne Verlängern. Eine etwaige Bindung gegen Kundenwillen wollen wir durch überlange Vertragslaufzeiten nicht erzwingen. Das würde nicht unseren Grundsätzen entsprechen. Verträge die nicht 4 Monate vor Ablauf gekündigt werden (siehe unsere Vertragsbedingungen und AGB) verlängern sich automatisch um eine der Vertragslaufzeit gleiche Periode. Werden die Rabattvoraussetzungen weiterhin erfüllt und bestehen die Rabattprogramme zum Zeitpunkt der Verlängerung in gleicher oder ggf. abweichender Form fort, so verlängert sich der Vertrag ggf. unter Beibehaltung auch dieser Rabatte.

Das Spektrum der bereits in der Grundversion unserer Handwerker-Software WorkinApp® enthaltenen Leistungen ist sehr umfangreich und lässt sich nicht mit wenigen Worten umfassend beschreiben. Zusammengefasst kann man jedoch sagen, dass unser System alle im Betrieb üblicherweise anfallenden Schritte von der ersten Anfrage eines Kunden, über die Diagnose und Beschreibung der Aufgabe, die Termin- und Einsatzplanung, die Information der Mitarbeiter, die lückenlose Material- und Zeiterfassung, bis zur Schlussdokumentation und Rechnungstellung, alles digital für Sie ausführen kann. Nur die Arbeit des Handwerkers kann die Software noch nicht, diese muss von Ihnen gemacht werden. Aber fast alles drum herum übernimmt WorkinApp® für Sie.

Über diese Leistungen während des üblichen Betriebes hinaus bietet das System erhebliche Mehrwerte, wie z. B. die digitale Auftragsannahme oder Übernahme von dauerhaften Auftraggebern (z. B. Hausverwaltungen die regelmäßig Aufträge erteilen), die automatisierte Erstellung der Nachweise für das Mindestlohngesetz (MiLoG), und z. b. die periodische Berechnung und Ausgabe von betrieblichen Kennziffern und Werten zur Ihrer individuellen Betriebswirtschaftlichkeit, aus der sich wichtige Erkenntnisse für die Betriebsführung schließen lassen, die es so – auch mit der monatlichen BWA – bisher nicht gibt.

 

Alle von Ihnen gewünschten Leistungen können über unser System erfasst werden. Zu den Hauptleistungen gehören neben der Arbeitszeit- und Materialerfassung auch die erbrachten Nebenleistungen, Sonderaufgaben, Pauschalen etc. und alle erdenklichen Sonderposten. Das System ist an dieser Stelle nicht eingeschränkt. Wenn Sie Leistungen über Arbeitszeit oder Posten nicht definieren können sollten, was bisher nicht tatsächlich der Fall war, dann fragen Sie uns nach einer Lösung. Nichts ist unmöglich !  (wenngleich nicht alles sinnvoll ist

Um Betrieben unterschiedlicher Betriebsgröße jeweils angemessene Tarife zu ermöglichen, aber auch nicht für jeden Kunden ein eigenes, individuelles System herstellen zu müssen (was für Kunden deutlich teurer wäre), haben wir fest definierte Leistungspakete unterschiedlicher Größe zusammengestellt, die sich nach der Zahl der Mitarbeiter eines Betriebes richten und jeweils als Standard gebucht und rabattiert werden können. Selbst wenn ein Leistungspaket einmal eine oder zwei Lizenzen mehr beinhaltet als gerade benötigt werden, so liegen die Kosten trotzdem wesentlich niedriger (mind. um die Hälfte) als bei einer etwaigen Individualzusammenstellung. Zudem können unsere Leistungspakete mit bis zu 50 % Rabatt gebucht werden, was bei Individualprogrammierungen aus Kostengründen völlig unmöglich wäre. Bei diesen wäre sogar eher mit Zuschlägen zu kalkulieren.

Eine Übersicht über alle unsere Leistungspakete für Betriebe von 1 – 3 Mitarbeitern, bis zu Betriebsgrößen von 250 Mitarbeitern, finden Sie auf unserer Webseite www.workinapp.de unter dem Menüpunkt Preise.

Auslöser und leitendes Motiv bei der Grundidee von WorkinApp® war die Auslastung unserer besten Handwerker und Hausmeister, die unter der Woche viel gearbeitet haben und dann am Wochenende noch im Büro sitzen mussten um den ungeliebten „Schreibkram“ zu erledigen, der unter der Woche nicht zu machen war. Im ersten Moment ging es darum, diesen ein Instrument zu geben, um nicht am Sonntag im Büro zu sitzen und Rechnungen schreiben zu müssen, sondern stattdessen Zeit für die Familie zu haben. So wurde die Idee der mobilen Zeiterfassung und automatischen Abrechnung geboren, die dann rasch ergänzt wurde mit der Möglichkeit der Materialerfassung sowie Termin- und Einsatzplanung etc.

Schnell wurde aus der Idee ein umfassendes Konzept und wir probierten bald die ersten Prototypen im eigenen Betrieb aus. Die ersten praktischen Erfahrungen brachten weitere Erkenntnisse und zahlreiche nützliche Funktionen kamen hinzu, bis das System zu einer ganz einzigartigen Software für Dienstleistung und Handwerk wurde, die mit anderen Systemen und deren Kosten nicht vergleichbar ist.
Das Motiv ist aber dennoch das selbe geblieben. Wir helfen dem Handwerk ohne große Anschaffung und mit sehr geringen Kosten die betrieblichen Abläufe zu digitalisieren, alle Leistungen lückenlos zu erfassen und zu dokumentieren, und am Ende fast vollautomatisch abzurechnen, ohne Sonntagsarbeit, von fast ganz alleine. Am Ende wird besser erfasst und mehr abgerechnet bei gleichem Arbeitseinsatz, die Effizient nimmt zu und die Kosten nehmen ab, bei deutlich weniger Schreibarbeit. Das lohnt sich für jeden Betrieb !

Die Lernphase der Mitarbeiter für die Einführung und den sicheren Umgang mit unserer Handwerker-Software WorkinApp® ist als eher vernachlässigbar zu bezeichnen. Da der Umgang mit gängigen Smartphone Apps als Grundwissen vorausgesetzt werden kann, und unser System weitgehend selbsterklärend ist, kommt es bei der Anwendung aus bisheriger Erfahrung am meisten darauf an, die Kollegen daran zu gewöhnen, statt dem Kugelschreiber und Regiezettel das Smartphone zu verwenden. Die – wenn es überhaupt dazu kam – am Anfang am häufigsten gemeldeten „Fehler“ waren vergessene Eingaben, was allerdings nicht an unserem System liegt, denn ob der Mitarbeiter vergisst den Regiezettel zu schreiben, oder das Smartphone in die Hand zu nehmen, läuft auf dasselbe hinaus. Beides darf er nicht vergessen. Aber es zeigt sich auch, dass nach kurzer Einführungsphase die Dokumentation via Smartphone wesentlich beliebter ist und dann auch weit weniger vergessen wurde, als der bisherige, ungeliebte Regiezettel. Die Angaben per Smartphone sind durch die einfache Benutzerführung im Menü und die kinderleichte Eingabe auch besser und umfassender als die Handschriftlichen, und natürlich wesentlich leserlicher !

Eine längere Lernphase ist insofern nicht erforderlich, wir können aus Erfahrung sagen, dass man nach spätestens einer Woche Arbeit mit dem System so gut damit vertraut ist, dass es ab dann ausschließlich zu sehr positiven Resonanzen kommt und die Kollegen nicht mehr zurück wollen zum alten System oder der Zettelwirtschaft.

 

Wenn neben anderen Leistungen wie Zeit- und Materialerfassung auch Pauschalen und z. B. externe (Fremdkosten) oder interne (eigene Kosten) Transport- und/oder Lieferkosten in eine Abrechnung einfließen sollen, so ist dafür ein Posten im Auftrag oder direkt in der als Auswahl angelegten Postenliste zu generieren. Diese Posten können einmal oder wiederholt in diesem und in allen anderen Aufträgen abgerechnet werden. Das System setzt hier keine Grenzen. Die Kosten eines solchen Posten bestimmen Sie selbst.