Einige Möglichkeiten von Eingaben und Ergänzungen, Terminierung, Überarbeitung und Materialbestimmungen werden an verschiedenen Stellen der Menüauswahl angeboten.
Dies soll jedoch nicht zu Verwirrungen führen. In der Anwendungsroutine wird sich ein vorgesehener Weg der Eingabereihenfolge als zweckmäßig und sinnvoll erweisen, jedoch soll es an verschiedenen Stellen des Programms und der Auftragsabwicklung möglich sein, Material zu ergänzen, einen Termin zu verlegen, einen ausgefallenen Mitarbeiter durch einen anwesenden zu ersetzen etc. ohne dafür die gesamte Navigation zu durchlaufen. Dadurch werden an manchen Stellen viele Handlungsoptionen angeboten die nicht zwingend gebracht werden, es dem erfahrenen Nutzer aber stark vereinfachen an jeder geeigneten Stelle in der Auftragsabwicklung Eingriffe vorzunehmen.
Es wird empfohlen, zu Beginn der Nutzung vorwiegend die Hauptfunktionen (überwiegend links im Bearbeitungsfenster angeordnet) zu nutzen, die Nebenfunktionen eher im Ausnahmefall.

Jeder Mitarbeiter der Termine ausführt, im Betrieb eine organisatorische Funktion hat oder mit Abrechnung und Entscheidungen betraut ist, benötigt ein eigenes Login (Lizenz) und einen Mitarbeiternamen. Die Mitarbeiter werden einmalig mit wenigen Grunddaten angelegt, mit Farben für den Terminkalender versehen und erhalten als Basisangabe einen – sofern im Einzelfall nichts anderes vereinbart ist – üblichen Stundensatz (Listenpreis pro Stunde im Kundeneinsatz) zugeordnet. Damit sind diese einfach und schnell angelegt.

 

Nicht alle Termine laufen wie vorgesehen und auch wenn es so einfach ist, gerade zu Beginn der Nutzung einer neuen Software, so einfach diese auch zu bedienen ist, werden möglicherweise nicht alle Leistungen perfekt erfasst., Dies sollte sich nach kurzer Einarbeitungszeit und mit etwas Routine aber ändern. N

Wenn Nachfragen von Kunden entstehen sollten, können Sie mit der Handwerker-Software WorkinApp® jederzeit übersichtlich sehen, was gerade Status eines jeden Auftrages ist, welche Mitarbeiter ggf. gerade im Einsatz beim Kunden sind und welche Leistungen bereits erfasst und erbracht wurden. Auch den Zahlungsstand können Sie (bei korrekter Eingabe) erkennen und reagieren, wenn Sie den Kunden schon einmal am Telefon haben.
Für Nachfragen können Sie ein Ticket eintragen und sogar die dafür aufgewendete Zeit über die Schnellzeitnahme erfassen und ggf. (wenn gewünscht) mit entsprechendem Stundensatz als Abwicklungsaufwand abrechnen. Dies machen viele Betriebe nicht, die Möglichkeit wäre aber gegeben.
ach 4 Wochen kann man davon ausgehen, dass der Umgang perfekt beherrscht wird und keine erheblichen Fehler mehr passieren sollten. Um jedoch etwaige Fehleinträge oder fehlende Materialien, Zeiten etc. nachbearbeiten zu können, wird vor der Erstellung einer Rechnung eine Übersicht erzeugt, in welcher alle Leistungen dargestellt und ggf. korrigiert werden können.

Wenn Leistungen mehr wurden als geplant, ursprünglich beauftragt oder vorhersehbar waren, so lassen sich anhand der Zeitnahme und der Materialerfassung die geleisteten Mehraufwendungen lückenlos nachvollziehen. In der Gegenüberstellung von Sollzeiten und tatsächlichen Zeiten, von geplantem und tatsächlich verbrauchtem Material lassen sich die Unterschiede erkennen, damit entweder zukünftig noch besser geplant werden kann, oder um dem Kunden Mehrkosten bei der Abrechnung zu erklären.
Die Nachkalkulation mit der Handwerker-Software WorkinApp® ist spielend leicht gemacht.

Wenn einem Kunden – aus welchem Grund auch immer – Nachlässe gegenüber erbrachten Leistungen eingeräumt werden sollen, kann dies auf unterschiedliche Art geschehen. Wenn eine Position nicht abgerechnet werden soll, erscheint diese nicht auf der Rechnung. Wird eine Position mit dem Preis 0,- € versehen aber abgerechnet, erscheint diese in der Rechnung aber Ohne Berechnung. Wenn eine vollständige Abrechnung erzeugt wird, dem Kunden aber ein Gesamtabschlag nachgelassen werden soll, kann dieser als neue Position „Nachlass auf Gesamtbetrag“ mit einem negativen Wert hinzugefügt werden. Entsprechend wird die Rechnung dann gekürzt.

Erhält ein Kunde dagegen generell andere Preise oder Nachlässe, können diese für diesen und auch andere Kunden unter dem Menüpunkt Stundensätze/Preise Kundengruppen vorgegeben werden. Durch einmalige Zuordnung eines Kunden oder Auftrages zu dieser Kundengruppe, werden automatisch die zugehörigen (niedrigeren) Preise zugrunde gelegt.

 

Bei der Vielzahl der täglichen Aufgaben im Handwerk lässt es sich leider nicht vermeiden, dass auch Nachträge gestellt werden müssen. Um diese begründen und auch abrechnen zu können, ist eine durchgängige Dokumentation und Erfassung aller Leistungen nicht nur hilfreich, sondern manchmal sogar entscheidend. Bei richtiger Anwendung der Handwerker-Software WorkinApp® können Sie alle Leistungen lückenlos nachweisen und somit auch in Rechnung stellen. Sehen Sie selbst wie einfach es ist.

Über die Festlegung der Kernzeiten (optionales Nachtragsmodul) können Sie „normale“ Arbeitszeiten festlegen, sowie Zeiten für die ein Zuschlag erhoben wird. Ab einer gewissen Zeitüberschreitung über die normalen Arbeitszeiten hinaus können dann Zuschläge in bis zu 3 Staffelungen festgesetzt werden, die automatisch in die Abrechnung mit eingehen. Diese müssen nicht vom Kunden erhoben werden, das System ermöglicht es Ihnen jedoch durch die automatische Erfassung von zuschlagsrelevanten Arbeitszeiten.

 

Ein Neukunde, egal ob privat oder gewerblich, wird genauso schnell aber noch effizienter angelegt, als wenn Sie dessen Angaben auf Papier notieren. Durch die gut durchdachte Benutzerführung und Abfragefolge werden Fehler vermieten und in der Regel keine Angaben mehr vergessen. Anschließend kann zu diesem Kunden jeder beliebige Auftrag angelegt werden, ohne dass dieser noch einmal erfasst werden müsste. Mit wenigen Klicks haben Sie alle Angaben zu Ihren Kunden im Überblick, im Lauf der Zeit auch mit Statistik aller zu diesem Kunden im System erfassten Aufträgen. Sobald der Kunde einmal erfasst ist, können Sie ihn über die Kundenerkennung mit minimalen Angaben (Telefonnummer im Display) erkennen und im System identifizieren.

Als Nutzer ist jede Person zu verstehen, die in das System Informationen eingibt, also jeder Mitarbeiter der Anrufe entgegen nimmt, jeder Mitarbeiter im Einsatz der Arbeitszeiten und Materialien erfasst, und alle Kollegen im Büro inkl. dem Chef, die Termine, Einsätze, Aufträge, Material und Logistik koordinieren und am Ende die Rechnungen erstellen.