Für die Nutzung der Handwerker-Software WorkinApp® unterscheiden wir 4 verschiedene Arten von Lizenzen. Es gibt die

Administrator-Lizenz (Chef): Zugriff auf alle Daten, Statistiken, Betriebszahlen

Nutzbar auf allen Geräten:    Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone

Desktop-Lizenz (Büro):           Zugriff auf alle Kunden, Aufträge, Termine, Mitarbeiter

Nutzbar auf allen Geräten:    Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone

Tablet-Lizenz (Vorarbeiter):   Zugriff auf alle Aufträge, Termine, Zeit- und Materialerfassung

Nutzbar auf den Geräten:      Tablet, Smartphone (Laptop)

Smartphone-Liz. (Arbeiter):   Zugriff auf aktuelle Aufträge, Termine, Zeitnahme, Material

Nutzbar auf den Geräten:      Tablet, Smartphone (Laptop)

Je nach Betriebsgröße und Anzahl der Mitarbeiter finden sich unterschiedliche, bewährte Kombinationen in unseren Leistungspaketen, die nach der Anzahl der handwerklich tätigen Personen mit erforderlicher Zeit- und Materialerfassung bezeichnet sind. Davon ggf. auch abweichende Kombinationen sind möglich, jedoch können nur auf die in größerer Stückzahl ausgelieferten Leistungspakete unsere beliebten Rabatte von bis zu 50 % gewährt werden.

Eine Übersicht zu Lizenzen und Leistungspaketen finden Sie unter www.workinapp.de unter dem Menüpunkt Preise.

Jede von uns ausgelieferte Lizenz hat einen eigenen Lizenzschlüssel, ohne den kein Zugriff möglich ist. Die Zugangsdaten (Passwörter) zu den Lizenzen können vom jeweiligen Admin nahezu beliebig festgelegt werden. Auch die Mitarbeiter können ihre Passwörter änderen, allerdings behält der jeweilige Administrator immer Zugriff auf alle Mitarbeiterkonten und kann Zugangscodes auch verändern, diese entziehen (z. B. ausgeschiedener Kollege) und neu zuweisen (neue Kollegen). Auch temporäre Änderungen sind möglich (Praktikanten, Arbeiter auf Probe, Ausbildungsanwärter, kurzzeitige Aushilfen etc.). Für regelmäßig wiederkehrende Mitarbeiter empfehlen wir eine feste Lizenz, da dies bei Auswertungen und Statistiken zu genaueren Ergebnissen und bessere personalisierbaren Betrachtungen führt.

 

Wurde ein Zugangscode 4 x hintereinander falsch eingegeben (Unbefugter Zugriff oder typ. Hackerangriff), sperrt das System den Zugang aus Sicherheitsgründen bis der Administrator diesen wieder für den berechtigten Kollegen freigibt (analog Bankkarte bei 3 Fehleingaben). Die Freigabe kann überall und von jedem beliebigen Gerät des Admin erfolgen, sodass dem betroffenen Kollegen der Zugang jederzeit wieder ermöglicht werden kann.

Sofern der Administrator seinen eigenen Zugang sperrt oder dieser aus Sicherheitsgründen gesperrt werden musste, erfolgt die Freigabe bei zweifelsfreier Identifikation durch uns via SMS an die zuletzt in unserem System hinterlegte Mobilfunknummer des Administrators, oder per gesicherter Datenübertragung an Berechtigte unseres Auftraggebers, zum Beispiel den Geschäftsführer unseres Kunden.

Über ein einfaches Eingabefenster, welches beim Systemstart automatisch öffnet und die Login-Daten abfragt, meldet sich der Mitarbeiter zu Arbeitsbeginn, oder wenn er sich bereits vorher über die anstehenden Aufgaben und Termine informieren will, bereits vorher im System an und hat dann Zugriff auf alle für ihn bestimmten und verfügbaren Informationen.

Nach Ende der Arbeitszeit logt er sich wieder aus.

Vor und/oder während einem Einsatz müssen die erforderlichen Materialen erfasst und für die Abrechnung aufgelistet werden. Dies ist mit der Handwerker-Software WorkinApp® sehr einfach, denn beim Erstellen oder Disponieren eines Auftrages kann aus einer Liste per Klick das erforderliche Material ausgewählt werden. Jede einmal angelegte Materialposition lässt sich per Klick abrufen und mit einer Menge einplanen. Ebenso kann der Kollege im Einsatz das Material während dem Termin beim Kunden per Klick erfassen oder vorgegebene Materialmengen korrigieren und neues Material hinzubuchen. Ist der Auftrag erledigt, erscheinen die erbrachten Leistungen inklusive aller erfassten Materialein auf dem Rechnungsentwurf. So einfach wird alles abgerechnet, nichts geht mehr verloren.

 

Die Kosten der Materialien werden entweder einmal beim Anlegen eines Materialposten bestimmt, oder können in jedem Auftrag individuell angepasst werden, z. B. wenn mit einem Kunden festgelegte Sonderkonditionen vereinbart wurden. Um die Bestimmung von Preisen bei vereinbarten Sonderkonditionen zu erleichtern, können einem Kunden bestimmte Preise zugeordnet werden, die dann immer gelten, wenn zuvor definierte Leistungen bei diesem Kunden abgerechnet werden (Kundenpreisgruppe).

Materialien können bei der Kalkulation eines Auftrages beliebig eingegeben werden (Posten hinzufügen), wodurch diese zum Bestandteil der Materialpostenliste (Postenliste) werden.
Aus der Gesamtliste kann eine Art „Favoritenliste“ erstellt werden, um besonders häufig benötigte Posten noch schneller zu finden.

Mit der Handwerker-Software WorkinApp® können Materialverbräuche zu jedem Auftrag eingeplant, modifiziert, vor Ort während dem Einsatz erfasst und im Handumdrehen abgerechnet werden. Sind z. B. bei einem Auftrag keine Materialien vorgesehen (z. B. weil unsicher war was gebraucht wird), kann der Kollege im Einsatz mit der Postenliste auf sehr einfache Weise durch ein paar Klicks alles erfassen, was er an Material verbraucht. Wurde etwas vergessen, was mit zunehmender Routine erfahrungsgemäß nicht mehr passiert, kann es durch den Disponent oder Chef nachgetragen und dann mit abgerechnet werden.

Wenn etwaige Mehrkosten (gegenüber Angebot, Planung, Schätzung, KVA etc.) entstehen wollen Kunden meist sehr genau wissen, was die Gründe sind. Wird ein etwaiger Mehraufwand sorgfältig dokumentiert und dem Kunden verständlich belegt, entstehen in der Regel auch keine Probleme bei der späteren Abrechnung. Mit der Handwerker-Software WorkinApp® ist es sehr einfach alle etwaigen Mehrleistungen zu dokumentieren, die beim Kunden aufgewendeten Zeiten nachzuweisen und jedes Stück des verbrauchten Material zu belegen. So werden (berechtigte) Mehrkosten nicht zum Problem.

Werden mehr Leistungen vom Kunden gewünscht oder im Einsatz erforderlich als ursprünglich eingeplant, so kann jederzeit eine Auftragserweiterung eingegeben oder die Mehrleistungen einfach im Einsatz erfasst werden. Auch spontan anfallende Mehrleistungen werden z. B. durch die Schnellzeitnahme sicher erfasst und dadurch abrechnungsfähig gemacht. Ein übersichtlicher Vergleich von Soll und Ist ermöglicht auch Abweichungen sehr einfach zu identifizieren. Zusammen mit der Dokumentation des Auftrags erhalten Sie ohne zeitaufwändiges Schreiben mit ein paar Klicks einen lückenlosen und dauerhaft verfügbaren Regienachweis ggf. mit Fotodokumentation.

Werden Mengen bei Materialien geschätzt oder nicht ausreichend bestimmt, so kann die tatsächliche Verbrauchsmenge im Einsatz angegeben werden, wodurch eine korrekte Abrechnung sichergestellt wird. Bei korrekter Anwendung geht nichts verloren.