Die Systemverwaltung ist sehr einfach und umfasst nur wenige Eingaben und ggf. Änderungen, die vom Betrieb dann durchgeführt werden müssen, wenn sich etwas verändert. Die Verwaltung der laufenden Geschäftsvorgänge wird bei der Verwendung unserer Handwerker-Software WorkinApp® erheblich erleichtert und mit einem vergleichsweise sehr preiswerten kleinen Monatsbeitrag durchgängig digitalisiert. Wann auch immer gesagt wird, dass Digitalisierung Investitionen und entsprechende Mittel erfordert, stellen wir das Gegenteil unter Beweis.

Zur Vorbereitung der Durchführung eines Auftrages (oder mehrerer) wird in der Regel ein Disponent oder eine dazu befähigte Fachkraft im Betrieb anhand von Erfahrungen den für diese Aufgabe bzw. bei der vorliegenden Diagnose benötigen Aufwand und das benötigte material einschätzen, dann die Aufgabenstellung für die ausführenden Mitarbeiter im Detail definieren und den Termin einplanen. Der zuständige Mitarbeiter sieht den Termin in der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® und die zugehörigen Informationen, kann sich dadurch bereits vorab auf den Einsatz vorbereiten (das richtige Material und Werkzeug mitnehmen) um den Termin erfolgreich durchführen zu können. Mehr Vorbereitung ist in normalen Fällen nicht erforderlich.

Werden zu einer Aufgabe in der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp®   bestimmte Vorgaben  gemacht, z. B. dass ein Mitarbeiter sich bei einem Pförtner oder Hausmeister, oder einem bestimmten Ansprechpartner melden muss, so kann diese Vorgabe unter den Bemerkungen zum Termin eingetragen werden. Hierzu stehen zwei Felder für unterschiedliche Angaben zur Verfügung. Es handelt sich nicht um Pflichtfelder, sondern in diesen können – müssen aber nicht – Eintragungen vorgenommen werden.

Systemseitig gibt es keinen Vorrang oder keine Priorität für bestimmte Termine oder Aufgaben, denn die Tätigkeiten im Handwerk sind so verschieden und vielfältig, dass eine generelle Vorgabe von Vorrangigkeiten problematisch werden könnte. Es ist dem Disponenten (Entscheider) überlassen, bestimmten Aufgaben, Terminen, den Mitarbeitern etc. ggf. Vorrang vor anderen einzuräumen. Dies muss jedoch auf betrieblicher Ebene und jeweils individuell entschieden werden, weshalb das System hier keine vorprogrammierten Vorrangfunktionen enthält.

Die Wartezeiten ab Bestellung einer  unserer Handwerker-Software WorkinApp® bis zur Übergabe an den Kunden beträgt in der Regel zwei bis sechs Wochen, je nach aktueller Auslastung. Es ist derzeit durch die zunehmende Auftragslage nicht mit einer Verkürzung der Wartezeiten zu rechnen, diese können jedoch deutlich schwanken. Wir werden stets bemüht sein, so rasch wie möglich die Systeme zu übergeben, wollen dabei aber an der Qualität des Service und der Begleitung des Kunden bei der Einführung – die Zeit kostet – keine Abstriche machen, die möglicherweise zu einer schwierigeren Einführung beim Kunden führen könnten. Wir bitten deshalb tendenziell rechtzeitig zu bestellen, damit Sie sobald wie möglich die Vorteile von WorkinApp® nutzen können.

In einer der weiteren Ausgaben unserer Handwerker-Software WorkinApp® werden wir die direkte Verlinkung von Einsatzort zur Navigation als sog. „digitale Wegbeschreibung“ implementieren, die jedoch abhängig vom jeweiligen Betriebssystem der Smartphones und Tablets im Einsatz, und je nach Version und Alter des Betriebssystems ganz unterschiedlich programmiert werden muss, und deshalb recht aufwändig ist. Solche „Upgrades“ liefern wir allen interessierten Kunden nach, in der Regel immer dann ohne zusätzliche Kosten, wenn es sich um eine zukünftige Standard-Erweiterung für alle Nutzer handelt, die wir dann in neueren Versionen als Standard mit ausliefern

Das sogenannte Wegegeld oder Kilometergeld in Höhe von meist 30 Cent für PKW/Kombi und bis zu 1,00 € für leichte LKW je gefahrenen Kilometer, wird in Betrieben des Handwerk und der Dienstleistung in der Regel durch die Anfahrtspauschalen erhoben. Nach Auskunft der Handwerkerschaft hat diese seine Ursache darin, dass Anfahrtszeiten nicht so gerne von Kunden als Arbeitszeiten der Handwerker bezahlt werden, und die Wegegelder alleine keinen Ausgleich für die verbrauchte Arbeitszeit bei der Anfahrt schaffen. Dagegen würde nach weit verbreiteter Übereinstimmung die Anfahrtspauschale gut angenommen. Wegegelder oder Kilometerpauschalen können über die Posten generiert und abgerechnet werden, gebräuchlicher ist allerdings – wie vorgenannt – die Anfahrtspauschale.

Im Handwerk und der Dienstleistung kommt es durchaus vor, dass wiederkehrende Aufgaben verteilt und terminiert werden müssen. Damit jedoch nicht in jeder Woche oder in jedem Monat/Quartal etc. eine neue Eingabe für gleiche Aufgaben gemacht werden muss, gibt es die Wiederholung als feste Funktion für die Vergabe von Terminen. So kann z. B. bei einem für Wartungen qualifizierten Betrieb die regelmäßige Wartung einer technischen Anlage alle drei Monate jeweils am 3. Werktag des Monats oder je nach Anforderung fast beliebig eingegeben werden. Oder ein Hausmeisterdienst muss wöchentlich die Mülltonnen bereitstellen, nicht jedoch an Feiertagen. So kann hierfür die Vorgabe „jeden Donnerstag wenn nicht Feiertag“ vorgegeben werden. Ist der Donnerstag dann aber tatsächlich ein Feiertag, verschiebt sich die Aufgabe auf den folgenden Freitag, sofern dies ein Werktag ist. Durch diese Funktion genügt eine einmalige Eingabe um die Aufgabe dauerhaft wiederkehrend einzugeben. Der zuständige Mitarbeiter findet den Termin dann jeweils in einem Terminkalender an entsprechender Stelle und kann die Zeiten und Leistungen erfassen. Erst wenn der Auftrag endet oder ein neue, geänderte Terminvergabe erfolgt, endet auch die Wiederholungsfunktion.

Der Wochenkalender ist für die häufigsten Betriebsgrößen eine der gebräuchlichsten Kalenderansichten in der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp® , da sich im Handwerk Einsätze in vielen Fällen kurzfristig ergeben und man die vielen kleineren Einsätze vor allem in der aktuellen und der nächste Woche plant. Diese Ansicht bietet aber bei ordentlicher Bildschirmgröße auch eine übersichtliche Ansicht für mittlere und größere Betriebe, die auf einen Blick alle Aktivitäten und die Auslastung erkennen können. Neben dem Wochenkalender stehen Tages-, Monats- und Jahreskalender zur Verfügung. Kalender können über eine Auswahlfunktion auch nach Mitarbeitern und Teams selektiert angezeigt werden.

Eine im Handwerk und der Dienstleistung ganz wesentliche Funktion bei der Annahme von Aufträgen ist die Möglichkeit, einen Wunschtermin und mögliche Alternativen vorzumerken i der Handwerker- und Zeiterfassungs-Software WorkinApp. Durch diese Abfrage im Kundengespräch erleichtert man dem Disponent die Arbeit bei der Einsatzplanung erheblich, denn dieser kann sich in vielen Fällen aufwändige Rückrufe und/oder u. U. vergebliche Anrufversuche und Rücksprachen ersparen. Durch die Abfrage bzw. Angabe von möglichst gleich 3 dem Kunden mögliche Termine, kann der Disponent erfahrungsgemäß relativ gut planen, insbesondere dann, wenn bei der Vormerkung der Wunschtermine (oder Alternativen) vom aufnehmenden Mitarbeiter einmal kurz ein Blick in den Terminkalender erfolgt ist, und er schon absehen kann, ob diese Termine nach bisherigen Informationsstand möglich erscheinen. Besonders Kunden werden sich über diese Möglichkeit freuen und es als guten Service empfinden, nach Wunschterminen gefragt zu werden. Probieren Sie es aus !